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내용증명의 용도는 크게 두 가지로 분쟁상황에서 의사표시의 증거를 남기기 위한 일반적인 용도와 시효중단, 채권양도 통지 등과 같이 법에서 정한 구체적인 용도가 있다. 특히 내용증명이 생활에서 가장 자주 쓰이는 경우는 일정한 대금의 지급을 촉구하거나 매매나 임대차 계약상 의무이행을 요구하는 때다.

내용증명을 보내는 중요한 이유 중 하나는 상대방에게 심리적 압박을 주어 원하는 바를 달성하기 위함이다. 연락을 회피하거나 묵묵부답인 상대방을 끌어내기 위한 수단으로 사용되는 경우도 많다. 이 경우 상대에게 일정한 기한을 예고하고, 기한이 경과하면 본격적인 대응(소송제기, 형사고소)을 시작할 것임을 경고한다.

내용 자체에 법적 효력이 있는 문서가 아니므로, 작성에 지나치게 부담을 가질 필요는 없다. 발신인의 요구를 전달하기 위한 편지라고 생각하고 작성한다. 내용은 육하원칙에 따라 간결하게 작성하되 앞서 언급한 것과 같이 상대방에게 요청을 하는 사항이 있다면, 그 기한을 예고한다. 또한 전문가를 통하여 작성하는 것이 아니라면 필요한 내용만 사실관계를 중심으로 간략하게 작성한다.

보통 내용증명은 분쟁이 본격화되기 전에 작성하므로 쌍방 간 주장과 증거가 명확한 상태가 아니다. 이런 상황에서 내용증명을 지나치게 구체적으로 작성하면, 추후 소송에서 이것이 증거로 제출되어 자승자박이 되는 경우도 있다.

내용증명을 보냈음에도 상대방의 주소를 잘못 알고 있다거나 상대방이 일방적으로 수취를 거절하여 상대방이 이를 받지 못하는 경우가 있다. 상대방의 주소를 잘못 알고 있는 경우에는 반송된 내용증명, 법률관계의 원인서류(차용증, 임대차 계약서 등) 등을 가지고 주민센터에 가면 수신인의 주민등록 초본을 발급 받을 수 있다.

이렇게 해도 상대방에게 전달이 되지 않는 경우에는 법원을 통해 공시송달을 신청할 수 있다. 법원에 일정기간 게시한 것으로 상대방에게 의사표시가 전달된 것으로 취급하는 제도이다. 최근 대법원은 부당하게 내용증명을 수취거부한 경우, 수취거부 시 의사표시의 효력이 도달하였다고 판단한 바 있다(2019두34630).